Las ventajas de los correos electrónicos de roles

Hoy hablaremos de una práctica poco conocida, pero que verdaderamente es altamente útil para las organizaciones, el uso de correos electrónicos de roles. Trataré de ser puntual y poner ejemplos aplatanados para un mayor entendimiento. Con este material quiero dar inicio a una serie de contenidos sobre correos electrónicos, dónde estaremos viendo temas de buenas prácticas, recomendaciones y por supuesto, productividad.

¿Quién soy yo para hablarles de este tema? Pues con más de 6 años en Starfish Host brindando servicio de correos a clientes, la experiencia me ha dado la oportunidad de conocer diferentes casos de uso, que he podido poner en práctica con clientes.

Antes de navegar en las aguas de los correos electrónicos de roles, primero necesitaremos conocer el escenario actual y cuáles son los percances comunes dentro de las empresas. Así que, ¡vamos a ello!

El problema con los correos electrónicos de nombres personales.

Respuesta simple: Si el colaborador ya no pertenece a la organización, toda la información e históricos de datos queda en el «aire».

Es decir, si tenemos un colaborador llamado José Armando que es vendedor y dispone del correo jose@anton.agency. Imaginemos que José es buenísimo, y ya lleva una amplia labor con clientes, proveedores y amistades de la marca, recibe múltiples correos a la semana de cotizaciones, comprobantes de pagos, seguimiento, etc.

Si por alguna razón José deja de trabajar en nuestra tripulación, ¿Qué pasará con toda esa información? ¿Se borrará su correo? ¿Quién seguirá recibiendo sus correos? ¿Qué pasa si se necesita algún dato?

Tal vez me digas: se puede hacer un reenviador para que las informaciones nuevas lleguen a otro colaborador.

Esto sería funcional, pero no una buena práctica, ya que tendría que estar haciéndose lo mismo por cada colaborador que se marche. Y ni siquiera mencionar que los clientes tendrían que adaptarse a un correo nuevo, este último paso no suele ser una buena experiencia de usuario.

Casos de uso de los correos electrónicos con nombres específicos

Los correos electrónicos específicos, en mi experiencia el mejor escenario de uso es para:

• Registro en plataformas y herramientas de la organización.
• Comunicación interna entre colaboradores y líderes.

Por supuesto, van a existir sus excepciones, dónde recomiendo evaluar bien la escalabilidad de la metodología a usar.

Algunos casos comunes de estas excepciones son:

• Dueño de la organización
• Algún co-founder
• Colaborador que dudosamente salga de la organización
• La organización manejan un alto volumen de personal, como el caso de los bancos.

Hasta este punto, deberás estar pensando, ¿Y entonces Neudys, no usaremos correos? ¡Calma, que viene la parte buena!

Los correos electrónicos de roles

Los correos de roles son aquellos que están asociados al rol, una posición o departamento del colaborador y no a su nombre en sí. Por ejemplo, asistente@tumarca.com

Los correos electrónicos de roles (también llamados compartidos) son aquellos correos que en lugar de disponer de un nombre específico de un colaborador, tienen el de su rol, labor o departamento. Son más genéricos, flexibles y permiten al negocio mantener los datos centralizados, así como evitan complicaciones de experiencia de usuario al tener que brindar nuevos correos cuando el colaborador ya no existe. En otras palabras, todos los problemas mencionados arriba, aquí, ya no están.

En otras palabras, si tenemos el correo ventas@tumarca.com que lo usa la colaboradora Celeste, y esta deja de trabajar en la organización, el correo se puede reasignar al nuevo integrante y el cliente final no tendrá que empezar a remitir a uno nuevo, adicionalmente, el nuevo integrante contará con toda la información histórica. Más allá de eso, nunca habrá correos en «el aire» porque nadie abre ventas@… O haya sido eliminado.

Tal vez existan los casos donde se necesite que el colaborador inicie con un histórico desde cero, son excepciones y ahí, pues, sería aceptable. En este caso, personalmente, recomiendo, notificar el cambio a todos los clientes y proveedores, también, verificar periódicamente el correo a quedar en desuso.

Ejemplos de correos de roles para tu negocio

Veamos algunos ejemplos que podrías poner en práctica. Recuerda, siempre evalúa la estructura organizacional de tu negocio y en función a eso vas tomando las decisiones con miras al crecimiento.

• Casos de uso de correos electrónicos por roles
  • asistente@tumarca.com
  • gerente@tumarca.com
  • presidente@tumarca.com
  • agente@tumarca.com
  • staff@@tumarca.com
  • gestor@tumarca.com
  • reportes@tumarca.com – muy bueno para centralizar los informes de clientes
  • reclutador@tumarca.com
• Casos de uso de correos electrónicos por departamentos
  • negocios@tumarca.com
  • adm@tumarca.com
  • ventas@tumarca.com
  • comercial@tumarca.com
  • contabilidad@tumarca.com
  • gerencia@tumarca.com
  • marketing@tumarca.com
  • finanzas@tumarca.com
  • compras@tumarca.com
  • rrhh@tumarca.com – altamente recomendado para centralizar las vacantes de empleo
  • legal@@tumarca.com

La vida es más bonita cuando sabes que todos los temas relacionados con finanzas están en el correo finanzas@tumarca.com

Dos aspectos importantes

1. Varios colaboradores podrían usar el mismo correo y solo estar diferenciado por la firma (compartido).
2. Podrías jugar agregando numeración, ej. ventas01@tumarca.com, ventas02@tumarca.com

Para concluir, mis recomendaciones

• Haz que tus correos de roles sean el principal medio de comunicación con clientes y proveedores.
• Adicionalmente, usa correos específicos para comunicación interna y registro en plataformas de los colaboradores.
• No hagas redirección de un correo a otro, daña la integridad de los datos.
• Usa firmas de correos personalizadas (en HTML)
• Evita los adjuntos (te enseñaré mejores métodos en otra entrega)